Tietosuojaseloste

Revontuli-Opisto

TIETOSUOJASELOSTE

Päivitetty 13.4.2018

Jotta voimme palvella sinua parhaamme mukaan, edellyttää se että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein sitä käsittelemme, sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojasi koskien.

Kittilän kunta / Revontuliopisto käsittelee sinua koskevaa henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten pyydämme sinua käymään tällä sivulla aika ajoin.

Käyttämällä palvelujamme, verkkosivustoamme tai ottamalla meihin yhteyttä, hyväksyt että käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja vain seuraaviin ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.

Pääasiallisia käyttötarkoituksia ovat:

• yhteydenottopyyntöihin vastaaminen revontuliopisto.fi –sivuilla olevien lomakkeiden kautta.
• kurssien tai ryhmien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (Hellewi) -järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.
• Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja.

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä.

Keräämme tietoa myös verkkosivustomme kävijätietoa Google Analytics -palvelun avulla, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme (www.revontuliopisto.fi) entistäkin paremmaksi ja kohdentaa kävijöille relevanttia tiedotusta.

Käytetäänkö Revontuli-Opiston www.revontuliopisto.fi -verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Revontuli-Opiston www.revontuliopisto.fi –sivuilla käytetään evästeitä, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle.

Evästeet antavat tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi.

Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

Revontuli-Opiston keräämät rekisterit

Revontuli-Opisto kerää henkilötietoja kahteen eri rekisteriin. Nämä ovat

• Yhteydenotot Revontuli-Opiston www-sivujen (revontuliopisto.fi) lomakkeiden kautta
• Kurssien tai ryhmien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (Hellewi)

Yhteydenotot Revontuli-Opiston www-sivujen kautta -rekisteri

Rekisterin pitäjä

Revontuli-Opisto, Kittilän kunta

Rekisterin vastuuhenkilö

Rekisterin vastuuhenkilönä toimii opiston rehtori, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että rekisteriä hoidetaan asianmukaisesti.

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Rekisteriasioita hoitava henkilö on opiston opistosihteeri. Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.

Rekisterin käyttötarkoitus, rekisterin pitämisen peruste ja tietosisältö

Järjestelmään rekisteröidään opiston www-sivuilla olevien yhteydenottolomakkeiden kautta annetut tiedot, jotka on yhteydenottajan nimi ja hänen antamat yhteystiedot (sähköposti ja/tai puhelinnumero).

Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset

Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta näiden alueiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen käyttöön.

Palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.

Tarkastusoikeus                       

Asiakkaalla on henkilörekisterilain (Henkilötietolaki 523/1999, 10§) mukainen oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tietokannassa.

Rekisteröity henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

Rekisteröity voi esittää virheellisen tiedon oikaisupyynnön palveluntarjoajalle henkilökohtaisesti tai kirjallisesti.

Kielto-oikeus  

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointitarkoituksessa.

Rekisteröidyn informointi      

Rekisterin tietokannassa oleville ilmoitetaan suullisesti tai kirjallisesti siitä, että häntä koskevat nimi- ja yhteystiedot on rekisteröity järjestelmään ja että järjestelmän tietosuojaseloste on nähtävillä palveluntarjoajan toimistoissa ja www-sivuilla.

Rekisterihallinto

Kittilän kun käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Kittilän kunta on siirtänyt päätösvallan Revontuli-Opiston rehtorille.

Kurssien tai ryhmien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (Hellewi) -rekisteri

Rekisterin pitäjä

Revontuli-Opisto, Kittilän kunta

Rekisterin vastuuhenkilö

Rekisterin vastuuhenkilönä toimii opiston rehtori, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmukaisesti. Vastuuhenkilö tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa ja huolehtii siitä, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä koulutus.

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Rekisteriasioita hoitava henkilö on opiston opistosihteeri. Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen sekä antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.

Rekisterin käyttötarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste

Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.

Rekisterissä olevat opettajia tai ryhmän vetäjiä koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkantilauksia varten.

Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille/ryhmiin ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat oikein.

Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.

Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

Rekisterin tietosisältö 

• Sukunimi ja kutsumanimi pakolliset.
• Henkilötunnus opettajille pakollinen.
• Henkilötunnus ryhmän osallistujalle pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten.
• Mikäli osallistuja on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus on pakollinen.
• Osoite tai huoltajan osoite postitusta varten pakollinen.
• Kotikunta tilastointia varten.
• Puhelinnumero pakollinen kurssimuutoksista tiedottamista varten.
• Sähköpostiosoite ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten.
• Tutkinto tilastointia varten (OPH).
• Pääasiallinen toiminta tilastointia varten (OPH).
• Äidinkieli tilastointia varten pakollinen (OPH).
• Sukupuoli tilastointia varten pakollinen (OPH).

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Kurssien/ryhmien osallistujien tietoja ylläpidetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla kurssille/ryhmään kirjautumisen yhteydessä.

Opettajan tiedot saadaan opettajalta kurssin/ryhmän opettajaksi/vetäjäksi palkkaamisen yhteydessä.

Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön muutoin kuin perintätapauksissa. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle   

Tietoja ei luovuteta näiden alueiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset opettajat, tuntiopettajat ja ilmoittautumisten vastaanottajat) käyttöoikeudet.

Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa.

Palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.

Tarkastusoikeus                       

Asiakkaalla on henkilörekisterilain (Henkilötietolaki 523/1999, 10§) mukainen oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tietokannassa.

Rekisteröity henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan kurssille/ryhmään ilmoittautumisen tai työsuhteen alkamisen yhteydessä.

Rekisteröity voi esittää virheellisen tiedon oikaisupyynnön palveluntarjoajalle henkilökohtaisesti tai kirjallisesti.

Kielto-oikeus  

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointitarkoituksessa.

Rekisteröidyn informointi      

Rekisterin tietokannassa oleville ilmoitetaan suullisesti tai kirjallisesti siitä, että häntä koskevat nimi- ja yhteystiedot on rekisteröity järjestelmään ja että järjestelmän tietosuojaseloste on nähtävillä palveluntarjoajan toimistoissa ja www-sivuilla.

Rekisterihallinto

Kittilän kunta käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Kittilän kunta on siirtänyt päätösvallan rehtorille.